{"id":1336,"date":"2024-07-07T22:23:37","date_gmt":"2024-07-08T01:23:37","guid":{"rendered":"https:\/\/yoy.foxthemes.me\/?p=1336"},"modified":"2024-07-10T08:18:16","modified_gmt":"2024-07-10T11:18:16","slug":"comissao-de-organizacao-de-eventos-como-dividir-o-trabalho-entre-as-equipes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/liveeventsonline.com.br\/blog\/2024\/07\/07\/comissao-de-organizacao-de-eventos-como-dividir-o-trabalho-entre-as-equipes\/","title":{"rendered":"Comiss\u00e3o de organiza\u00e7\u00e3o de eventos: como dividir o trabalho entre as equipes?"},"content":{"rendered":"\n

Entenda como funciona a comiss\u00e3o de organiza\u00e7\u00e3o com as experi\u00eancias vivenciadas pela nossa colunista Licca Fernandes!<\/h2>\n\n\n\n

Uma grande d\u00favida que surge durante o planejamento de um evento \u00e9 como\u00a0estruturar a Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o<\/strong>. Afinal, vale a pena ter ou n\u00e3o ter?<\/p>\n\n\n\n

Como qualquer outra situa\u00e7\u00e3o, h\u00e1 o lado positivo e negativo. Por isso vou relatar duas experi\u00eancias vivenciadas na minha jornada que s\u00e3o relacionadas com o trabalho de uma Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o de eventos.<\/p>\n\n\n\n

Experi\u00eancias trabalhando com Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o de Eventos<\/h2>\n\n\n\n

Fui contratada para a realiza\u00e7\u00e3o de um evento interno para 150 colaboradores de uma multinacional. O evento da empresa ficou sob a responsabilidade do Departamento de\u00a0Recursos Humanos.<\/p>\n\n\n\n

Resolveram criar uma comiss\u00e3o com representantes de v\u00e1rios departamentos. Fui contratada para criar o projeto, a produ\u00e7\u00e3o e fazer a gest\u00e3o do evento. Mas um projeto que deveria ser simples e fluir de maneira natural acabou tendo v\u00e1rias interfer\u00eancias, atrasando o andamento do trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Cada representante vinha com uma ideia e\/ou sugest\u00e3o para discutir na reuni\u00e3o e n\u00e3o conseguiam achar um ponto comum de acordo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Algumas decis\u00f5es tomadas em reuni\u00f5es anteriores, eram levantadas novamente na pauta dos encontros, questionando ou tentando modificar o que j\u00e1 havia sido definido.<\/p>\n\n\n\n

Muitas vezes uma quest\u00e3o era debatida por horas, at\u00e9 que achassem um ponto comum. Essa din\u00e2mica prejudica o andamento do projeto em dois pontos diferentes:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. H\u00e1 aqueles que ficam desmotivados e acabam participando da\u00a0reuni\u00e3o como mero ouvinte<\/a>;<\/li>\n\n\n\n
  2. H\u00e1 aqueles que querem impor sua opini\u00e3o e desgastam a reuni\u00e3o com argumentos sem fundamento.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Enfim, a Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o nessa situa\u00e7\u00e3o acaba passando por uma experi\u00eancia negativa. Alguns participantes do grupo concluem que foi \u201cperda de tempo\u201d.<\/p>\n\n\n\n

    No ano seguinte, quando fui chamada novamente, a comiss\u00e3o era formada por outros colaboradores. Os anteriores declinaram o convite.<\/p>\n\n\n\n

    Relatando uma experi\u00eancia positiva com a Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

    Outra situa\u00e7\u00e3o \u00e9 com uma Associa\u00e7\u00e3o, que presto servi\u00e7os desde 2002, e nos \u00faltimos 9 anos fui convidada para\u00a0integrar a equipe\u00a0de staff da Comiss\u00e3o Organizadora do Evento.<\/p>\n\n\n\n

    Eles organizam v\u00e1rios eventos ao longo do ano e um deles tem mais de 5.000 participantes. Neste evento trabalhamos durante 15 meses para fazer o evento acontecer<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    H\u00e1 v\u00e1rias atividades para realizar, e nossa Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 formada por 06 funcion\u00e1rias e 11 profissionais terceirizados, al\u00e9m de 04 empresas oficiais e parceiras<\/strong>. Cada um \u00e9 respons\u00e1vel por uma atividade do evento e v\u00e1rios interligados para o desenvolvimento em todas as \u00e1reas.<\/p>\n\n\n\n

    Nosso time funciona muito bem por v\u00e1rias raz\u00f5es:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. Nossa comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 eficiente e proativa, pois sabemos que a defini\u00e7\u00e3o de alguns pontos, interfere no andamento de outros. Ent\u00e3o TUDO \u00e9 comunicado a TODO mundo;<\/li>\n\n\n\n
    2. O cronograma do evento \u00e9 montado e respeitado para que as a\u00e7\u00f5es sejam definidas com clareza. Assim o andamento de outras \u00e1reas transcorre de forma natural. Quando h\u00e1 atraso, e sempre acontece, o time \u00e9 comunicado, ficando ciente da ocorr\u00eancia;<\/li>\n\n\n\n
    3. No in\u00edcio do processo h\u00e1 um\u00a0checklist, enviado pela equipe da Associa\u00e7\u00e3o, onde todos tem acesso para verificar as necessidades e defini\u00e7\u00f5es;<\/li>\n\n\n\n
    4. Existe um budget definido para cada a\u00e7\u00e3o, e os ajustes s\u00e3o feitos com cada \u00e1rea respons\u00e1vel;<\/li>\n\n\n\n
    5. Cada um de n\u00f3s respeita a \u00e1rea do outro, e se houver necessidade de modifica\u00e7\u00e3o procuramos o respons\u00e1vel, descrevemos a situa\u00e7\u00e3o e envolvemos o mesmo para analisar e verificar a melhor solu\u00e7\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n
    6. Fazemos reuni\u00f5es peri\u00f3dicas com nossas esferas de contato para sanar d\u00favidas e interfer\u00eancias, colocar pontos de aten\u00e7\u00e3o e definir a\u00e7\u00f5es;<\/li>\n\n\n\n
    7. Realizamos visitas t\u00e9cnicas nos locais do evento;<\/li>\n\n\n\n
    8. Pesquisamos, visitamos, cotamos e\u00a0definimos os fornecedores\u00a0dos principais servi\u00e7os e mat\u00e9rias para o evento.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Al\u00e9m disso realizamos tr\u00eas reuni\u00f5es principais.<\/p>\n\n\n\n

        \n
      1. A primeira, que denominados\u00a0Reuni\u00e3o de Planejamento<\/strong>, \u00e9 realizada com toda a equipe envolvida para comunicar as novidades da nova edi\u00e7\u00e3o do evento, informa\u00e7\u00f5es e alinhamento das a\u00e7\u00f5es;<\/li>\n\n\n\n
      2. A segunda denominada\u00a0Reuni\u00e3o Operacional<\/strong>, \u00e9 realizada no local do evento com os fornecedores principais, onde explicamos e definimos a opera\u00e7\u00e3o de cada servi\u00e7o;<\/li>\n\n\n\n
      3. A terceira chamamos de\u00a0Reuni\u00e3o<\/strong>P\u00f3s-Evento<\/strong>, onde cada um relata suas dores durante a edi\u00e7\u00e3o do evento e entregamos material para an\u00e1lise de melhoria para edi\u00e7\u00e3o do pr\u00f3ximo ano.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

        Ao longo desses anos, as respons\u00e1veis pela Associa\u00e7\u00e3o desenvolveram uma equipe oficial para a Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o. A sintonia e alinhamento de todos foi ficando mais forte a cada ano.<\/p>\n\n\n\n

        Ap\u00f3s 4 anos, foi criado um Manual de Eventos da Associa\u00e7\u00e3o. Esse material fica dispon\u00edvel para o acesso de todos, relatando as necessidades de cada \u00e1rea<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

        Quais os pontos mais importantes para dividir o trabalho entre as equipes?<\/h2>\n\n\n\n

        Voltando ao tema principal, preciso falar de quais s\u00e3o os pontos mais importantes para observar quando pensamos em dividir o trabalho entre as equipes<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

        Antes de tudo, \u00e9 preciso ter o projeto\u00a0bem planejado\u00a0e distribu\u00eddo entre a comiss\u00e3o conforme habilidades e compet\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

        Dar suporte e apoio para as dificuldades que surgirem a cada um e compartilhar as informa\u00e7\u00f5es para que todos tenham ideia do todo \u00e9 o primeiro grupo de atividades que precisam ser distribu\u00eddas.<\/p>\n\n\n\n

        Mas al\u00e9m disso, foque em dividir outras a\u00e7\u00f5es como checar a evolu\u00e7\u00e3o do projeto de forma sistem\u00e1tica e din\u00e2mica.<\/p>\n\n\n\n

        Trabalhar dessa forma planejada \u00e9 enriquecedora para cada um dos participantes da equipe, e ajuda a ter uma sensibilidade e um entendimento melhor com o desenvolvimento de cada \u00e1rea.<\/p>\n\n\n\n

        Cada um desenvolve o seu lado com seguran\u00e7a, efici\u00eancia e com a certeza que tem um TIME alinhado<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

        O objetivo principal da Comiss\u00e3o de Organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 proporcionar ao participante uma\u00a0experi\u00eancia positiva\u00a0no evento.<\/p>\n\n\n\n

        Conseguimos isso com um staff alinhado nas a\u00e7\u00f5es, comprometidos com o evento e engajado com todos.<\/p>\n\n\n\n

        Eu recomendo!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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